سامانه الکترونیکی بین بخشی رشته های اجرایی
مدیریت اسناد الکترونیکی که کنترل اجرای نظم و انضباط را فراهم می کند. این سیستم در عین حال ابزار کار مشترک کارکنان را با اسناد و ابزارهای آماده برای خودکارسازی فرآیندهای مدیریت اسناد و نظارت بر اجرای دستورالعمل ها فراهم می کند.
وظایف اصلی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی
وظایف اصلی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی عبارتند از:
- ثبت اسناد؛
- کنترل اجرای اسناد؛
- کنترل حرکت اسناد کاغذی و الکترونیکی، حفظ تاریخچه کار با اسناد.
- ایجاد و ویرایش جزئیات اسناد؛
- تشکیل گزارش در مورد جریان اسناد شرکت؛
- ایجاد یک سند به طور مستقیم در سیستم؛
- کار با نسخه های سند، اسناد پیچیده چند جزیی و چند قالبی، پیوست ها.
- توزیع الکترونیکی اسناد؛
- کار با اسناد در پوشه ها؛
- کاهش هزینه دسترسی به اطلاعات و پردازش اسناد.
مزایای مدیریت اسناد الکترونیکی
مزایای اصلی مدیریت اسناد الکترونیکی شامل موارد زیر است:
- ذخیره سازی متمرکز، ساختار یافته و سیستماتیک اسناد در یک آرشیو الکترونیکی؛
- کاهش هزینه چاپ، پست و نگهداری اسناد کاغذی؛
- رویکرد یکنواخت به رویه های تشکیل و پردازش یک سند (ثبت، تایید و غیره)؛
- کاهش زمان تحویل، ثبت و هماهنگی اسناد.
- سرعت امضای اسناد؛
- امکان انجام هر گونه عملیات با اسناد بصورت آنلاین در شبانه روز: جستجو، دانلود، چاپ، تایید، رد کردن، و همچنین پیگیری حرکت آنها.
- جستجوی سریع اسناد
- در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، سازمان ممکن است اسناد را چاپ نکند، اما آنها را در یک آرشیو الکترونیکی ذخیره کند.
- در صورت لزوم، اسناد ذخیره شده در آرشیو، در صورت لزوم، قابل چاپ هستند.