Sistem elektronik antara jabatan disiplin eksekutif
Pengurusan dokumen elektronik, yang menyediakan kawalan untuk melaksanakan disiplin. Sistem ini menyediakan pada masa yang sama cara kerja kolaboratif pekerja dengan dokumen dan alat siap sedia untuk mengautomasikan proses pengurusan dokumen dan memantau pelaksanaan arahan.
Fungsi utama sistem pengurusan dokumen elektronik
Fungsi utama sistem pengurusan dokumen elektronik ialah:
- pendaftaran dokumen;
— kawalan pelaksanaan dokumen;
— mengawal pergerakan dokumen kertas dan elektronik, mengekalkan sejarah kerja dengan dokumen;
— penciptaan dan penyuntingan butiran dokumen;
— pembentukan laporan mengenai aliran dokumen perusahaan;
- mencipta dokumen secara langsung dalam sistem;
- bekerja dengan versi dokumen, dokumen berbilang komponen dan pelbagai format yang kompleks, lampiran;
- pengedaran elektronik dokumen;
— bekerja dengan dokumen dalam folder;
- mengurangkan kos akses kepada maklumat dan pemprosesan dokumen.
Kelebihan pengurusan dokumen elektronik
Kelebihan utama pengurusan dokumen elektronik termasuk yang berikut:
– penyimpanan dokumen terpusat, berstruktur dan sistematik dalam arkib elektronik;
— mengurangkan kos percetakan, pos dan penyimpanan dokumen kertas;
- pendekatan seragam kepada prosedur untuk pembentukan dan pemprosesan dokumen (pendaftaran, kelulusan, dll.);
— pengurangan masa untuk penghantaran, pendaftaran dan penyelarasan dokumen;
— kelajuan menandatangani dokumen;
- keupayaan untuk melakukan sebarang operasi dengan dokumen dalam talian sepanjang masa: mencari, memuat turun, mencetak, mengesahkan, menolak, dan juga menjejaki pergerakan mereka;
— carian pantas untuk dokumen.
- dalam sistem pengurusan dokumen elektronik, organisasi tidak boleh mencetak dokumen, tetapi menyimpannya dalam arkib elektronik.
- jika perlu, dokumen yang disimpan dalam arkib, jika perlu, boleh dicetak.